Binnen een vereniging als GymXL is er veel werk te doen. De grootse taak is natuurlijk het lesgeven; daarvoor hebben we opgeleide trainers in dienst. En ook de belangrijkste ondersteunende taken – de ledenadministratie en de boekhouding – worden uitgevoerd door een betaalde kracht. Maar daarnaast zijn er allerlei andere zaken die gepland, besloten, georganiseerd en uitgevoerd moet worden. Vele handen maken licht werk… U helpt toch ook mee? Hieronder leest u welke taken er zijn en wat u kunt doen.

Organisatie

Vrijwilligerscoördinator

GymXL kan niet zonder vrijwilligers! We hebben ze nodig in alle soorten en maten, voor grote en kleine, structurele en incidentele, organisatorische, administratieve en facilitaire taken. De vrijwilligerscoördinator mobiliseert leden en hun ouders die zich hebben opgegeven als vrijwilliger. Zoekt vrijwilligers bij taken, en taken bij vrijwilligers. Zet groepjes vrijwilligers die taken delen zo in hun kracht dat ze die zelf organiseren en coördineren. En neemt natuurlijk het initiatief tot het werven van nieuwe vrijwilligers.

Bent u zo’n mensenmens, zo’n verbinder die daar helemaal blij van wordt? Wilt u dan alstublieft onze vrijwilligerscoördinator worden? Neem contact op via vrijwilligers@gymxl.nl

Evenementencoördinatoren

Binnen een vereniging moet natuurlijk wel wat leuks te doen zijn voor de leden. Daarom zijn een paar jaarlijks terugkerende evenementen en activiteiten, vaak met een vast draaiboek. Denk bijvoorbeeld aan pietengym, diplomaturnen of een onderlinge wedstrijd. Maar het is natuurlijk ook leuk om eens iets nieuws te bedenken. Dat mag natuurlijk met de gymsport te maken te hebben. Maar dat hoeft helemaal niet! Wat dacht u bijvoorbeeld van een sponsoractiviteit? Een filmavondje? Een instuif voor broertjes en zusjes die geen lid zijn? Een vrijwilligersborrel?

Als coördinator van een evenement of activiteit regelt u dat het draaiboek wordt uitgevoerd. U heeft contact met de betrokken trainers, het bestuur en diverse vrijwilligers, en zorgt dat ze weten wat er van ze wordt verwacht. En misschien regelt u nog wat leuk materiaal, of een sponsor? Alles bij elkaar kost het een paar uur per evenement.

Bent u zo’n duizendpoot? Of barst u van de leuke ideeën voor activiteiten? Laat het ons weten via vrijwilliger@gymxl.nl! Hoe meer mensen helpen, hoe vaker we iets kunnen doen voor de verschillende groepen leden binnen de vereniging. Dat zou toch geweldig zijn?

Penningmeester

Als bestuurslid denkt en besluit u mee over wat er binnen GymXL gebeurt. In welke richting willen we de vereniging ontwikkelen? Hoe houden we de club aantrekkelijk voor de leden? En hoe trekken we nieuwe leden aan? Daarnaast zijn personeels- en financieel beleid belangrijke onderwerpen waarover het bestuur zich buigt.

De penningmeester geeft uitvoering aan dat financiële beleid en is verantwoordelijk voor het betalingsverkeer. Onze administratieve kracht staat de penningmeester daarbij terzijde. Uiteraard hoort ook het opstellen van het financiële jaarverslag tot het takenpakket.

Heeft u ervaring met boekhouden, accountancy en/of financiële verslaglegging? Dan komen wij graag met u in contact.  Reacties zijn welkom op voorzitter@gymxl.nl.

Sponsorwerving

De voornaamste inkomstenbron van GymXL is de contributie. Deze houden we het liefst zo laag mogelijk. Dat betekent dat we op zoek moeten naar aanvullende middelen om doelen te realiseren. Wat die doelen kunnen zijn? Het organiseren van een evenement bijvoorbeeld. Of de aanschaf van trainingspakken voor de selectieleden. Of een bidon voor allen deelnemers aan een diplomagymdag. Sponsoring – in welke vorm dan ook – kan daarbij een middel zijn. Daarom zoeken wij vrijwilligers die actief aan de slag willen om sponsors te werven voor GymXL.

Heeft u ideeën over of misschien zelf ervaring met het werven van sponsors? Dan komt het bestuur graag met u in contact. Reacties zijn welkom op voorzitter@gymxl.nl.

Facilitair

Bardienst tijdens wedstrijden / veegploeg

Bardienst

Op zaterdag en zondag zijn er vaak wedstrijden in de turnhal in Vathorst. Het is dan een komen en gaan van mensen, afkomstig uit alle uithoeken van het land. Zij moeten vaak langere tijd wachten en maken dan graag gebruik van de kantine.

Vindt u het leuk om in het weekend af en toe een ochtend of middag achter de bar te staan? Kom dan onze kantineploeg versterken en meldt u aan via vrijwilliger@gymxl.nl.

Tijdens een kantinedienst staat u alleen of met enkele collega-vrijwilligers achter de bar in de kantine. U handelt bestellingen van koffie, thee, frisdrank, ijs, koek, snoep en andere etenswaren af, inclusief de contante en pinbetalingen. Eventueel bereidt u (of één van de andere vrijwilligers) ook patat, snacks en tosti’s.

Veegploeg

Op wedstrijddagen bezoeken honderden mensen de turnhal. Dergelijk intensief gebruik laat sporen achter. De volgende dag moet de hal echter weer spic en span zijn voor een volgende wedstrijd- of lesdag. Daarom vormt de laatste kantinedienst van de wedstrijddag ook de “veegploeg”.

Deze assisteert de beheerder van de turnhal bij het opruimen en schoonmaken van de algemene ruimtes na een wedstrijd. Kleedkamers aan kant maken, vuilnisbakken legen, de kantine dweilen, toiletten een beurt geven? Met z’n allen is het in een half uurtje gebeurd!

Goed om te weten

Wedstrijden worden meestal georganiseerd door onderafdelingen van de KNGU. Wisselende combinaties van turnverenigingen (waaronder soms ook GymXL) bieden daarbij ondersteuning. De verhuurder van onze hal, de Stichting Turn Inn, is echter tijdens alle wedstrijden verantwoordelijk voor het bemensen van de kantine. Ook moet Turn Inn de hal schoon en netjes opleveren aan de volgende gebruiker – en dat is meestal GymXL. Wij ondersteunen Turn Inn daarom door vrijwilligers te werven voor bardienst en opruimwerk.

Bardienst tijdens lessen

Bardienst

In de turnhal wordt dagelijks lesgegeven. Op deze momenten zijn er veel ouders, broertjes en zusjes in de kantine die kijken en wachten. Dat is een stuk aangenamer als het rolluik geopend is!

Het liefst zouden we zien dat de kantine dagelijks bemensd is. Diverse ouders hebben al aangegeven dat zij tijdens de les van hun kind best achter de bar willen staan. Maar we zoeken er nog meer.

Tijdens een kantinedienst staat u alleen of met enkele collega-vrijwilligers achter de bar in de kantine. U handelt bestellingen van koffie, thee, frisdrank, ijs, koek, snoep en andere etenswaren af, inclusief de contante en pinbetalingen.

Uw reactie is van harte welkom op vrijwilliger@gymxl.nl!

Coördinator

Bij het openstellen van de kantine tijdens lessen zijn veel vrijwilligers betrokken. Daarom zoeken we iemand die deze vrijwilligers wil coördineren en inroosteren.

Interesse? Neem contact op via vrijwilliger@gymxl.nl.

Stofzuigploeg

Onze prachtige turnhal in Vathorst wordt zeven dagen in de week intensief gebruikt. En dat laat zo z’n sporen achter… De verhuurder van de hal heeft een beheerder in dienst. Die neemt onder andere het schoonmaakwerk in de algemene ruimten – kantine, kleedkamers etc. – op zich. Maar 2000 m2 turnzaal stofzuigen? Daarbij krijgt hij natuurlijk hulp van GymXL!

Heeft u een goede stofzuiger èn af en toe een ’s ochtends een paar uurtjes over, kom dan gezellig helpen.

Administratie – communicatie

Proeflescoördinatoren

Dagelijks ontvangt GymXL per mail aanvraagformulieren van aspirant-sporters die graag twee gratis proeflessen bij ons willen volgen. Maar onze lessen zitten erg vol, en meer lessen kunnen er nauwelijks bij. We kunnen niet voor iedereen direct een plekje vinden. Veel belangstellenden komen daarom op één van onze wachtlijsten terecht.

Het bijwerken van de wachtlijst met de nieuw binnengekomen formulieren en het plaatsen van aspirant-sporters waarvoor een plek is vrijgekomen noemen we de proeflesadministratie. Een belangrijke taak, want zonder aanwas van nieuwe leden houden we het als vereniging niet vol. De doorstroming vanaf de wachtlijst moet zo vlot en goed mogelijk verlopen.

De proeflesadministratie is in handen van een klein team van vrijwilligers. Zij hebben onderling afgesproken wie op welke dag van de week de e-mails van en aan proeflesaanvragers leest, verwerkt en verstuurt. Zij kunnen daarbij wel wat versterking gebruiken.

De proeflescoördinatoren onderhouden contact met elkaar en proberen zoveel mogelijk op dezelfde manier te werken. Ook werken ze nauw samen met de ledenadministratie en hebben ze regelmatig contact met trainers en het bestuur.

Vindt u het belangrijk dat potentiële nieuwe leden accuraat en vriendelijk worden geholpen, en wilt daar wekelijks best op één of misschien zelfs twee vaste dagen wat tijd in steken? Meldt u dan aan via vrijwilliger@gymxl.nl.

Beheerder Youtube-kanaal GymXL Amersfoort

Filmpjes zijn natuurlijk een ideale manier om de wereld te laten zien wat er allemaal gebeurt bij GymXL! Maar iemand moet ze maken… Heeft u goede ideeën over hoe wij onze vereniging zo goed mogelijk in beeld brengen? En heeft u daarvoor de technische middelen en/of de juiste connecties? Dan geven wij u graag het beheer van ons Youtube-kanaal in handen!

Aarzel niet en neem contact op met secretaris@gymxl.nl