Binnen een vereniging als GymXL is er veel werk te doen. De grootse taak is natuurlijk het lesgeven; daarvoor hebben we opgeleide trainers in dienst. En ook de belangrijkste ondersteunende taken – de ledenadministratie en de boekhouding – worden uitgevoerd door een betaalde kracht. Maar daarnaast zijn er allerlei andere zaken die gepland, besloten, georganiseerd en uitgevoerd moet worden. Vele handen maken licht werk… U helpt toch ook mee? Hieronder leest u welke taken er zijn en wat u kunt doen.

Facilitair

Administratief

Organisatorisch

Bardienst – wedstrijden

Op zaterdag en zondag zijn er vaak wedstrijden in de turnhal in Vathorst. Het is dan een komen en gaan van mensen, afkomstig uit alle uithoeken van het land. Zij moeten vaak langere tijd wachten en maken dan graag gebruik van de kantine.

Er is inmiddels een vast groepje vrijwilligers dat regelmatig tijdens een wedstrijd een dagdeel bardienst draait. Het aantal wedstrijden is echter te groot om steeds maar weer een beroep op hen te doen. Dus: vindt u het ook leuk om in het weekend af en toe een ochtend of middag achter de bar te staan? Meldt u dan aan via vrijwilliger@gymxl.nl.

Tijdens een kantinedienst staat u alleen of met enkele collega-vrijwilligers achter de bar in de kantine. U handelt bestellingen van koffie, thee, frisdrank, ijs, koek, snoep en andere etenswaren af, inclusief de contante en pinbetalingen. Eventueel bereidt u (of één van de andere vrijwilligers) ook patat, snacks en tosti’s.

Op wedstrijddagen bezoeken honderden mensen de turnhal. Dergelijk intensief gebruik laat sporen achter. De volgende dag moet de hal echter weer spic en span zijn voor een volgende wedstrijd- of lesdag. Daarom vormt de laatste kantinedienst van de wedstrijddag ook de “veegploeg”.

Deze assisteert de beheerder van de turnhal bij het opruimen en schoonmaken van de algemene ruimtes na een wedstrijd. Kleedkamers aan kant maken, vuilnisbakken legen, de kantine dweilen, toiletten een beurt geven? Met z’n allen is het in een half uurtje gebeurd!

Goed om te weten

Wedstrijden worden meestal georganiseerd door onderafdelingen van de KNGU. Wisselende combinaties van turnverenigingen (waaronder soms ook GymXL) bieden daarbij ondersteuning. De verhuurder van onze hal, de Stichting Turn Inn, is echter tijdens alle wedstrijden verantwoordelijk voor het bemensen van de kantine. Ook moet Turn Inn de hal schoon en netjes opleveren aan de volgende gebruiker – en dat is meestal GymXL. Wij ondersteunen Turn Inn daarom door vrijwilligers te werven voor bardienst en opruimwerk.

Bardienst – lessen

In de turnhal wordt dagelijks lesgegeven. Op deze momenten zijn er veel ouders, broertjes en zusjes in de kantine die kijken en wachten. Dat is een stuk aangenamer als het rolluik geopend is!

Het liefst zouden we zien dat de kantine dagelijks bemensd is. Diverse ouders hebben al aangegeven dat zij tijdens de les van hun kind best achter de bar willen staan. Maar we zoeken er nog meer.

Tijdens een kantinedienst staat u alleen of met enkele collega-vrijwilligers achter de bar in de kantine. U handelt bestellingen van koffie, thee, frisdrank, ijs, koek, snoep en andere etenswaren af, inclusief de contante en pinbetalingen.

Uw reactie is van harte welkom op vrijwilliger@gymxl.nl!

Coordinator bardienst

Bij het openstellen van de kantine tijdens lessen zijn veel vrijwilligers betrokken. Daarom zoeken we iemand die deze vrijwilligers wil coördineren en inroosteren.

Interesse? Neem contact op via vrijwilliger@gymxl.nl.

 Proeflescoordinator

Dagelijks ontvangt GymXL per mail aanvraagformulieren van aspirant-sporters die graag twee gratis proeflessen bij ons willen volgen. Maar onze lessen zitten erg vol, en meer lessen kunnen er nauwelijks bij. We kunnen niet voor iedereen direct een plekje vinden. Veel belangstellenden komen daarom op één van onze wachtlijsten terecht.

Het bijwerken van de wachtlijst met de nieuw binnengekomen formulieren en het plaatsen van aspirant-sporters waarvoor een plek is vrijgekomen noemen we de proeflesadministratie. Een belangrijke taak, want zonder aanwas van nieuwe leden houden we het als vereniging niet vol. De doorstroming vanaf de wachtlijst moet zo vlot en goed mogelijk verlopen.

De proeflesadministratie is in handen van een klein team van vrijwilligers. Zij hebben onderling afgesproken wie op welke dag van de week de e-mails van en aan proeflesaanvragers leest, verwerkt en verstuurt. Zij kunnen daarbij wel wat versterking gebruiken.

De proeflescoördinatoren onderhouden contact met elkaar en proberen zoveel mogelijk op dezelfde manier te werken. Ook werken ze nauw samen met de ledenadministratie en hebben ze regelmatig contact met trainers en het bestuur.

Vindt u het belangrijk dat potentiële nieuwe leden accuraat en vriendelijk worden geholpen, en wilt daar wekelijks best op één of misschien zelfs twee vaste dagen wat tijd in steken? Meldt u dan aan via vrijwilliger@gymxl.nl.

Penningmeester

Op 1 april 2018 zit de termijn van onze penningmeester erop. Omdat zij haar taken moeilijk kan combineren met haar onregelmatige werktijden stelt zij zich niet opnieuw verkiesbaar. Daarom zijn wij op zoek naar iemand die de functie wil overnemen.

Als bestuurslid denkt en besluit u mee over wat er binnen GymXL gebeurt. In welke richting willen we de vereniging ontwikkelen? Hoe houden we de club aantrekkelijk voor de leden? En hoe trekken we nieuwe leden aan? Daarnaast zijn personeels- en financieel beleid belangrijke onderwerpen waarover het bestuur zich buigt.

Binnen het bestuur is de penningmeester verantwoordelijk voor de financiële administratie, maar hoeft deze niet zelf uit te voeren. Daarvoor is een part time medewerker in dienst. Als penningmeester stuurt u haar aan op dit onderdeel van haar takenpakket. Verder brengt de penningmeester jaarlijks verslag uit over de financiële positie van de vereniging, en presenteert de begroting voor het komende jaar. Dit gebeurt tijdens de Algemene Ledenvergadering.

Bent u geïnteresseerd in financiële aangelegenheden, of heeft u zelfs ervaring met het opstellen van begrotingen, financiële verslaglegging, boekhouden en/of AFAS? Dan is dit misschien iets voor u. Reacties zijn welkom op voorzitter@gymxl.nl.

Sponsorcommissie

De voornaamste inkomstenbron van GymXL is de contributie. Deze houden we het liefst zo laag mogelijk. Dat betekent dat we op zoek moeten naar aanvullende middelen om doelen te realiseren. Sponsoring kan zo’n middel zijn. Daarom zoeken wij:

  • een bestuurslid dat actief aan de slag wil met het opzetten van een  sponsorcommissie
  • vrijwilligers die, als onderdeel van die commissie, sponsoren gaan werven

Als bestuurslid denkt en besluit u mee over wat er binnen GymXL gebeurt. In welke richting willen we de vereniging ontwikkelen? Hoe houden we de club aantrekkelijk voor de leden? En hoe trekken we nieuwe leden aan? Daarnaast zijn personeels- en financieel beleid belangrijke onderwerpen waarover het bestuur zich buigt.

Verder werkt een bestuurslid mee in één van de commissies. Zo komen de plannen van de commissies gemakkelijk in de bestuursvergadering terecht en kan er snel over besloten worden.

Commissieleden kunnen op verzoek van het bestuur, maar ook op eigen initiatief plannen ontwikkelen en indienen bij het bestuurslid waarmee zij nauw contact onderhouden. Na goedkeuring in de bestuursvergadering krijgen zij de vrijheid – en indien nodig budget – om hieraan uitvoering te geven.

Heeft u ideeën over of misschien zelf ervaring met het werven van sponsors? Dan komt het bestuur graag met u in contact. Reacties zijn welkom op voorzitter@gymxl.nl.